Caso ético sobre los Impactos éticos de los sistemas de información gerencial

Caso ético

Los sistemas de información pueden impactar sobre una organización de forma positiva o negativa, no solo la parte operacional, sino también en lo ético y social. Es por esto que se toman en cuenta ciertas medidas de seguridad, para contrarrestar los efectos negativos del uso de tecnologías y los sistemas de información, cuando estos son aprovechados por personas con malas intensiones para hacer daño a otros o utilizados de una manera abusiva o descontrolada.

Basándonos es nuestro trabajo de investigación acerca del Impacto Ético y Social de los Sistemas de Información, hemos elegido una empresa para identificar su situación ética actual con relación a los sistemas de información. Decidimos cambiar el nombre de la empresa por razones éticas y de seguridad, protegiendo la moral de la misma.

En este caso ético nos referimos al Grupo Especial CxA, dedicado a la venta de envases plásticos y desechables. Al principio empezó como una empresa informal de único dueño, luego pasó a ser una asociación de dos familias y adquirió más formalidad y mayor aceptación en el mercado.

A medida que fue creciendo como empresa, Grupo Especial CxA se vio obligado a utilizar los sistemas de información dentro de sus actividades empresariales diarias, pues pasó de ser una pequeña empresa informal a una mediana empresa formal, gracias al capital aportado por los socios. Se contrató personal para las áreas de contabilidad, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y distribuidores que antes no tenían, además de los contratos que se hicieron con empresas de publicidad, supermercados, etc.

Cuanto más creció el capital, también sus operaciones, equipo de trabajo y cuentas por cobrar. El cambio drástico no le permitió mantener un control total sobre sus cuentas por cobrar, pues el gerente desconocía la mayoría de las cuentas  por cobrar, especialmente las cuentas con varios meses y hasta años de anterioridad.

Los nuevos encargados de las cuentas por cobrar aprovecharon el desconocimiento del gerente para hacer el cobro de esas deudas sin reportar a la empresa, así se comunicaban con el cliente y les hacían pagar pero el pago de la cuenta no llegaba a la empresa. Esto lo hacían por cuenta propia para beneficiarse de manera incorrecta. La misma situación ocurrió con casi todos los clientes morosos, en vista de que la empresa no tenía un sistema que le permitiera dar seguimiento a todos sus clientes sin descuidar a los morosos.

Algo muy curioso y que llamó nuestra atención, es que los clientes pagaban en efectivo, esto facilitó a los cobradores recaudar el dinero de una manera más fácil, además cuando el cliente preguntaba por otra forma de pago ellos le decían que la única forma de ellos recibir el pago era en efectivo. Aunque parezca mentira, los clientes también hicieron cheques a nombre de los cobradores, esto también es algo muy curioso ya que es bien sabido que las empresas no pueden realizar pago a otras empresas por vía de cheques a nombre de colaboradores. Ahí resaltamos que hubo fallo ético en los sistemas de Información de ambas empresas, además cabe la posibilidad de que los colaboradores no estén capacitados en materia de temas de contaduría.

En una ocasión, el gerente decidió dar seguimiento a las cuentas atrasadas y se dirigió a visitar algunos de ellos, en ese momento los clientes le informaron que estaban al día y que no debían porque habían pagado  a los cobradores. Los clientes fueron informados de la estafa, pero sus pagos debían ser reconocidos, pues se trataba de empleados  identificados con la misma empresa.

La situación de Grupo Especial CxA, se dio debido a que no tenían control sobre las deudas de sus clientes, tampoco un sistema en el cual registrar las informaciones y darles seguimiento, esto facilitó a los cobradores estafar a los clientes, ya que los mismos clientes tampoco tenían forma de comunicarse directamente con la empresa y solicitar las informaciones pertinentes, siempre se manejó todo de manera informal.

Como solución a este problema ético que afectó a la empresa identificada, asi como también a los clientes, los cuales han perdido la confianza en la misma, proponemos como grupo que la empresa considere reorganizar su personal, crear nuevos puestos de trabajo para facilitar las informaciones de manera que al momento de solicitarlas lleguen claras y precisas. Implementar un sistema de Información adaptado a sus operaciones diarias, en el cual se registren las ventas desde cada factura realizada hasta el pago de la misma.

Es necesario también que aparte del personal que recibe los pedidos, despacho y caja, también tenga un sistema de facturación y seguimiento, para que las cuentas por cobrar lleguen limpias y en caso de no conseguir el saldo de las facturas pendientes, que pase a otro departamento de cobro compulsivo o a través de medios legales.

Crear una plataforma de Información con cada registro de cliente, que se actualice cada día según los registros de Información para poder hacer uso de las informaciones siempre que el gerente desee. Es importante que las informaciones estén depuradas antes de llegar al gerente pero también debe hacer un mecanismo para que el gerente no se pierda ninguna información o evitar que no sea registrada.

Los sistemas de Información son muy importantes, ya que contribuyen con el buen manejo de Información, nos facilitan la comunicación interna y externa de la empresa, nos permite tener una visión clara se las situaciones laborales y sobretodo nos permiten obtener información en cualquier momento y dar un servicio al cliente más eficiente. Cuando son utilizados por personas abusivas puede tener un impacto negativo al ser aprovechado en contra de la empresa, pero si lo empleamos de buen modo y le damos un buen sentido, serían una de las mejores herramientas de trabajo y una poderosa estrategia para nuestra esperas.